Как решенията за сигурно управление на документите помагат за модернизацията на правния сектор

Професионални фирми, особено в правния сектор, често изостават в адаптацията си към нови технологии, тъй като системата и средата, в които функционират, използват остарели процеси и ИТ инфраструктура. Една от най-големите спънки за въвеждането на модерни работни практики е почти повсеместното разчитане на хартиени документи и ръчното им картотекиране.

И все пак, през последните две години, много правни кантори се насочват все повече към внедряването на технологични решения. Според доклад на Оксфордския университет(1) по поръчка на Адвокатския регулаторен орган в Обединеното кралство (SRA), публикуван през 2021 година, пандемията е довела до „обширни“ промени в сектора: 51% от фирмите са въвели технологични нововъведения „за управление или обработка на работата“, 48% са внедрили технологии за връзка и взаимодействие с клиенти, а 26% - за привличане на нови клиенти.

Японската технологична компания Brother анализира предизвикателствата, пред които са били изправени правните кантори и как цифровизирането и решенията за сигурно управление на документите, които са имплементирали, са довели до по-ефективни и продуктивни начини на работа.

Достъп до документи навсякъде

Представете си типична правна кантора. Почти невъзможно е да не визуализирате купища бумаги и рафтове с дебели папки, пълни с правни документи. Лесният достъп до тези документи по всяко време е от критична важност, за да могат юристите да си вършат работата ефикасно.

Водещата правна кантора Уейтманс е пример за адаптация по време на пандемия. Нейните 1200 служители превключват на дистанционен начин на работа буквално за един ден. За да направи прехода възможно най-плавен, Уейтманс запазва минимален работен състав във физическата кантора, за да сканира и дигитализира хартиени документи [https://www.brother.bg/scanners].

Всеки хартиен документ е бил сканиран, преобразуван в електронен PDF файл и качен в електронната система за управление на дела на сървъра на кантората.

Дигитализацията не е просто лесно решение на внезапно възникнал проблем, пред който е била изправена фирмата, а дългосрочна възможност да предприеме истинска трансформация с осезаеми ползи.

Новите дигитални работни процеси, създадени по време на пандемията, имат дълъг жизнен цикъл и позволяват да се създадат архиви, които надеждно да предоставят информация по всяко време, от която и да е локация с минимално вложено време за намиране на нужните документи.

Задачи, които допреди дигитализацията са отнемали много време и усилия от страна на помощник-юристите в кантората, сега се изпълняват бързо, като подобряват цялостната ефективност на работа и намаляват часовете за административни или неподлежащи на таксуване дейности.

Автоматизирани работни процеси за по-добро управление на документи

Ефективният достъп до документи е само едно от предимствата на дигитализацията. В по-голямата си част документите, с които боравят юристите, са поверителни. Затова сигурността и точността вътре в мрежата са с най-висок приоритет.

Ръчната обработка и преглед на документите увеличават риска от човешка грешка: например неправилно картотекиране и съхраняване на документи, или изпращането им до грешния получател. Този тип грешки могат да струват скъпо и има риск да навредят на репутацията на фирмата. Автоматизирането на процеса на сканиране и внедряването на Secure Document Management (Сигурно управление на документи) е съществено решение, което гарантира, че дигиталните документи са изпратени до точния получател и няма да попаднат в грешни ръце.

Решението Barcode Utility на Brother [https://www.brother.bg/business-solutions/custom-solutions/barcode-utility] е една от първите стъпки в създаването на система за Сигурно управление на документи. Тя помага на скенерите да разпознаят съдържанието на документа, както и към кого се отнася, обикновено чрез баркод или QR код на страницата.

След като маркираният документ е сканиран, той автоматично се отделя и изпраща на правилния получател по защитена мрежа, като по този начин се предотвратяват грешки или риск от прихващане.

Използването на изкуствен интелект означава, че щом веднъж са сканирани и маркирани, документите стават част от автоматизиран работен поток, който ги изпраща в правилния архив или база данни, без да се изисква ръчно разпределение.

Дигиталната обработка и трансфер на документи са все по-търсени решения от фирми в сектори като здравния и правния, където изискването за конфиденциалност е безкомпромисно.

Сигурното управление на документите предоставя двойна полза за фирмите. От една страна позволява гъвкава сигурност под формата на точен трансфер на документи от всяко място, премахвайки възможността за човешка грешка, а от друга - гарантира, че чувствителните документи и материали попадат в точните ръце и не се озовават на грешното бюро.

Какви са първите стъпки за въвеждането на сигурното управление на документи?

Значителните промени в начина на работа могат да изглеждат като огромно начинание. Това, което показва опитът на правния сектор е, че рязката промяна вследствие на събитие-катализатор като COVID пандемията, може да доведе до дългосрочни ползи с ясни предимства.

Въпреки това всеки бизнес функционира по уникален начина. Това означава, че разработването на персонализирано решение, което безпроблемно се интегрира със съществуващата инфраструктура, е от съществено значение. Фирмите могат успешно да въведат решение за управление на документи, като работят с партньори, които комбинират технологичната си експертиза със задълбочено вникване в нуждите им.

Ефективното и сигурно решение за сканиране и управление на документи не само гарантира по-голяма продуктивност на предприятията, но би могло да доведе и до гъвкавост, която позволява на фирмите да се адаптират бързо към нови начини на работа, изграждайки дългосрочна устойчивост.

Искате ли да преоткриете работните процеси във Вашия бизнес? Научете повече за гамата от бизнес решения на Brother и как те могат да ви помогнат. [https://www.brother.bg/business-solutions]

Източници:

1. https://www.sra.org.uk/sra/research-publications/technology-innovation-in-legal-services/